مهام اللجان

 مهام اللجان

مهام اللجنة العليا

  1. اعتماد وإقرار رؤساء اللجان الفنية والأعضاء
  2. اعتماد فعاليات وبرنامج الملتقى
  3. الإشراف على سير العمل
  4. استهداف ضيوف الملتقى ودعوتهم
  5. تذليل الصعوبات المتعلقة بالملتقى واتخاذ القرارات
  6. تفعيل التوصيات الختامية
  7. اعتماد التقارير النهائية عن الملتقى ورفعها لمدير الجامعة

 مهام اللجنة التنظيمية

  1. تقديم خطة شاملة للملتقى لاعتمادها من اللجنة العليا تتضمن :
    - الهيكل التنظيمي للملتقى وتوزيع المهام
    - البرنامج والفعاليات
    - الحوافز والمكافآت
    - الميزانية التقديرية
    - آلية التنفيذ.
  2. التخطيط والإعداد لحفل الافتتاح والحفل الختامي
  3. تحديد موعد ومكان الملتقى
  4. المتابعة الميدانية للعمل
  5. الربط بين اللجان ومتابعة أعمالها
  6. إعداد لائحة الحضور والمدعوين من داخل الجامعة وخارجها
  7. تولي كافة مهام المشاركين من خارج الجامعة وذلك لتامين ( تذاكر – تأشيرات – فنادق – تنقلات – السيارات )
  8. إعداد تقرير أسبوعي ورفعه للجنة العليا
  9. إعداد التقرير النهائي للملتقى
  10. ما يسند إليها من أعمال.

 مهام اللجنة العلمية

  1. 1.اقترح عنوان للملتقى وشعار محاور عامة
  2. اقتراح الشخصيات العلمية للملتقى ( المتحدثين – رؤساء الجلسات – مقرري الجلسات )
  3. إعداد استمارة خاصة لتقييم الأوراق العلمية
  4. إعداد ملخصات لأوراق العلمية وترجمتها والتنسيق مع لجنة العلاقات العام والإعلام لطباعتها باللغتين العربية والانجليزية
  5. تلقى وتقييم أوراق العمل المقدمة ودراستها وتقييمها واختيار المناسب منها
  6. التنسيق مع الجهات والشخصيات المشاركة
  7. إعداد وتنظيم الأنشطة العلمية المصاحبة للملتقى مثل حلقات النقاش
  8. إعداد برنامج الملتقى باللغتين العربية والإنجليزية
  9. إعداد وصياغة التوصيات
  10. إعداد تقرير أسبوعي لما تم تنفيذه
  11. ما يسند إليها من مهام.

مهام لجنة العلاقات العامة 

  1. إعداد وتجهيز كافة المطبوعات بالتنسيق مع بقية اللجان
  2. الإشراف على تنفيذ الخطة الإعلامية للملتقى
  3. التنسيق مع وسائل الإعلام المختلفة ( وكالات الأنباء – الإذاعات – الصحف – المجلات) لتغطية فعاليات الملتقى
  4. تحرير الأخبار ومتابعة نشرها عبر الصحف وموقع الملتقى
  5. إدارة موقع الملتقى على شبكة الإنتر نت
  6. تجهيز المركز الإعلامي داخل مقر الملتقى
  7. توثيق فعاليات الملتقى
  8. توفير الترجمة
  9. التنسيق مع الفنادق والمطاعم والمواصلات
  10. استقبال وتوديع المشاركين في الملتقى
  11. متابعة تسويق الملتقى مع الوكالة الإعلامية
  12. إعداد الدروع وشهادات التقدير والشكر وبطاقات الدعوة
  13. إعداد تقرير أسبوعي لما تم تنفيذ
  14. ما يسند إليها من أعمال.

مهام اللجنة التنظيمية النسائية

  1. الإشراف على القسم النسائي داخل القاعة
  2. التسجيل وتوزيع الحقائب والمطبوعات
  3. التنظيم داخل القاعة
  4. التنسيق مع الإعلاميات.

مهام  اللجنة االمالية والمشتريات   

  1. وضع ميزانية تقديرية للملتقى متضمنة مصاريف كل لجنة والمصاريف الطارئة وآلية الصرف
  2. إعداد تقرير أسبوعي عن إجمالي المبالغ المصروفة
  3. الإشراف على تنفيذ الجوانب المالية للملتقى بالتعاون مع بقية اللجان
  4. ما يسند إليها من مهام.
  5. رفع تقرير بذلك نهاية التقرير

 

مهام لجنة الاستقبال والتسجيل وتجهييز الشهادات

  1. إعداد وإرسال خطابات الدعوة للمشاركة في الملتقى
  2. إرسال بطاقات الدعوة لحضور حفل الافتتاح
  3. إعداد البيانات الخاصة بالتسجيل وتوثيقها
  4. إعداد المكان المناسب للتسجيل
  5. وضع محتوى الحقائب وتسليمها للمشاركين
  6. جمع المداخلات والملاحظات والاستفسارات من الحضور
  7. التواجد داخل القاعة لتنظيم الحضور
  8. التنسيق لتجهيز مقر الوجبات
  9. شهادات الحضور والشكر
  10. ما يسند إليها من أعمال.
  11. الإشراف على التسجيل
  12. التسجيل للمشاركين
  13. توزيع الحقائب والمطبوعات
  14. مساعدة المشاركين على الدخول والخروج
  15. تسجيل وتسليم البطاقات
  16. التنظيم داخل مقر عقد الملتقى
  17. التنسيق مع الإعلاميين
  18. مايسند لهم من أعمال.